Verbraucherinfo: Wissenschaftskongresse online planen und verwalten

[Trigami-Review]

Ich selber habe schon einige Konferenzen organisiert, und letztlich mussten wir und immer einige Tools zusammenbauen und improvisieren, um das zu erreichen was wir wollten: einfache Verwaltung der Tagungsteilnehmer, Programmerstellung, Dokumentenmanagement und ähnliches.
Contoo Conference Tool
Wer wissenschaftliche Kongresse organisiert, kann es sich jetzt etwas einfacher machen. Contoo ist eine Webseite von Spektrum der Wissenschaft, mit der man genau solche Kongresse organisieren kann und dann per Webseite verwaltet.

Unterschieden wird zwischen einen Administration Account für Veranstalter und einen Personal Account für die Teilnehmer.

Eine neue Konferenz ist recht fix eingerichtet: es gibt einen Help Wizard, der den Nutzer begleitet und eine wirkliche Hilfe ist.

Spracheinstellungen, Konferenztitel in allen Konferenzsprachen und andere Basisdaten werden im nächsten Schritt eingetragen. Schliesslich gilt es noch anzugeben ob das Programm an sich schon fertiggestellt ist und alle Referenten ihre Abstracts abgegeben haben. Diese Abstracts können dann auch in der Konferenzwebseite zum Download angeboten werden. Logos und Banner folgen. Was mir gefällt ist das konsequent alles mehrsprachig eingegeben werden muss, wenn man das einmal so eingestellt hat. So vergisst man nichts.

Jeder Schritt kann als “Fertig” oder “Work in Progress” angegeben werden, so sieht man schnell, wo noch Arbeit nötig ist. Und kann sich auf die Inhalte konzentrieren die schon vorhanden sind und später den Rest einfügen.

Upload von Postern, Abstracts und der Eintrag von Symposien sind weitere Schritte um die Konferenzwebseite zum komplettieren. Am Ende werden dann noch Räume festgelegt und ein Stundenplan erstellt.

Keine Konferenz ohne Teilnehmer, und das erledigt das System mit einer Onlineregistrierung. Die ist durchdacht, stellt Eingabefelder für die Ansprache der Teilnehmer zur Verfügung und auch für einen Text, wenn keine Anmeldung mehr möglich ist (der erscheint automatisch zu einem festgelegten Datum). Sind alle wichtige Bestandteile, darunter auch Preismodelle und Bezahlmöglichkeiten, eingetragen, geht es zur Webseitengestaltung. Das ist einfach gelöst, drei Layouts stehen zur Verfügung. Keine große Designlösung, aber gerade wissenschaftliche Kongresse sollten sich über den Inhalt verkaufen und nicht über das Design einer Webseite. Eine funktionelle Verwaltung steht hier im Vordergrund.

Es scheint als ob hier Leute ein Interface gestaltet haben die wissen was man für eine Konferenzorganisation braucht. Was das Interface nicht macht, ist den Kleinkram erledigen und managen. Es ist eine Webseite die die Teilnehmer verwaltet und kein Projektmanagement. Das wäre vielleicht eine wünschenswerte Erweiterung, mit der man dann auch Referenten einladen und deren Hotel buchen kann. Und eine Todo-Liste.

Wer das ganze einmal testen will, kann sich einen Account anlegen und eine Konferenz als Entwurf durchplanen. Am besten sollte man sich eine schon organisierte Konferenz nehmen, schon weil man dafür die meisten Dokumente wie Logos und Abstracts hat. Der Test geht bis zum Schritt der Veröffentlichung, die ist dann kostenpflichtig, weil damit auch alle Funktionen freigeschaltet werden. Wer seine Konferenzwebseite trotzdem sehen will, kann dann die Vorschau im Bereich Webseite nutzen. Das sollte als Entscheidungshilfe reichen.
Die Preise bewegen sich zwischen 299 und 499 Euro: Eine eigene Softwarelösung dürfte deutlich teurer sein.

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